Учет движения денежных средств: структура и методы
Сохранить статью:
О чем речь? Учет движения денежных средств (ДДС) — отслеживание их перемещения по счетам, которое помогает понять, сколько на данный момент в наличии денег, откуда они пришли и на какие цели были потрачены. Для этого ведется специальный учет о движении денежных средств, где отражаются все эти моменты.
На что обратить внимание? Грамотный учет позволяет контролировать соблюдение законодательных норм ведения наличных и безналичных расчетов, следить за выполнением финансовых обязательств перед поставщиками и подрядчиками, а также проверять целевое использование денежных средств.
Что такое движение денежных средств
Денежные средства — это деньги, находящиеся в кассе, на расчетных счетах и в процессе движения. Они могут существовать в наличной, безналичной форме или находиться в пути. Бухгалтерский учет денежных средств ведется в зависимости от их формы.
ДДС — это финансовый документ, который показывает, как менялись денежные средства компании за определенный период. По сути, он отвечает на вопрос: откуда компания получила деньги и на что их потратила. Благодаря ДДС можно проанализировать финансовое состояние предприятия и принять взвешенные управленческие решения.
Источник: freepik / freepik.com
Отчет о движении денежных средств является одним из четырех основных финансовых отчетов, предоставляющих детальную информацию обо всех поступлениях и выплатах организации за определенный период.
Этот отчет наряду с бухгалтерским балансом, отчетом о финансовых результатах и отчетом об изменениях капитала представляется в налоговую инспекцию. Его форма утверждена Приказом Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н (приложение № 2).
Отчет обязателен для всех юридических лиц, за исключением субъектов малого предпринимательства и других организаций, использующих упрощенные формы учета ДДС.
Подается документ в электронном формате в налоговую службу не позднее 31 марта года, следующего за отчетным периодом, аналогично другим формам бухгалтерской отчетности.
Для чего нужен учет движения денежных средств
Учет и анализ ДДС дает возможность отслеживать все операции с финансами, позволяя определять текущий остаток на счетах, источники поступления средств и направления их использования.
Эффективный учет позволяет:
- проверять, насколько точно соблюдаются законы о расчетах наличными и безналичными способами;
- контролировать взаиморасчеты с персоналом и контрагентами (подрядчиками, поставщиками, бюджетными фондами);
- осуществлять мониторинг целевого использования финансовых ресурсов.
Организация бухгалтерского учета ДДС регламентируется нормативными актами:
- Положением по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств» (ПБУ 23/2011).
- Планом счетов бухгалтерского учета.
- Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (регламентирует порядок проведения всех видов кассовых операций).
Правила учета ДДС предприятий закреплены в учетной политике.
Иными словами, отчет о движении денежных средств дает полную картину всех финансовых операций компании за определенный период. В нем отражаются все поступления и выплаты финансов, а также остатки наличности на начало и конец этого периода.
Структура движения денежных средств
Независимо от цели составления, отчет о движении денежных средств всегда подразделяется на три группы потоков:
Операционные
Охватывают все финансовые операции, связанные с основной деятельностью компании, и, как правило, составляют наиболее значительную часть отчета. Включают в себя данные о:
- доходах от продаж и услуг;
- расчетах с поставщиками и подрядными организациями;
- платежах за аренду, использование лицензий и интеллектуальной собственности;
- заработной плате и других выплатах персоналу.
Инвестиционные
Здесь учитываются все платежи и поступления, возникающие в результате инвестиционной деятельности предприятия. А именно:
- выручка от реализации основных средств (оборудования, машин, зданий);
- доходы от продажи ценных бумаг других компаний;
- дивидендные выплаты;
- расходы на покупку нового оборудования и других основных средств;
- деньги, потраченные на покупку акций и других ценных бумаг.
Финансовые
В данном разделе отражаются все денежные потоки, связанные с кредитными и заемными обязательствами. Например:
- деньги, взятые в кредит или заем;
- инвестиции собственников;
- притоки от выпуска акций;
- расходы на выкуп акций у собственников;
- выплаты дивидендов акционерам.
Для каждой группы потоков рассчитывается сальдо, представляющее собой разницу между суммой поступлений и размером платежей. Полученное значение может быть как положительным (при превышении поступлений над платежами), так и отрицательным (при превышении платежей над поступлениями). Все рассчитанные сальдо суммируются и прибавляются к остатку денежных средств, имевшемуся на начало рассматриваемого периода.
Итоговая сумма не может быть отрицательной. Это противоречит логике учета ДДС, так как невозможно израсходовать больше средств, чем их было изначально. Данное правило является основополагающим при составлении любого отчета.
Методы учета движения денежных средств
Существуют два основных способа формирования отчета о движении денежных средств: прямой и косвенный. В российской бухгалтерской практике преобладает применение прямого метода, в то время как косвенный более распространен в международном опыте.
Прямой метод
Этот метод подразумевает непосредственное отражение в учете ДДС организации всех платежей и поступлений, связанных с доходами и расходами компании. С точки зрения бухгалтерии, сюда относятся операции, которые взаимодействуют со счетами денежных средств (касса и расчетный счет).
Источник: jcomp / freepik.com
Данный метод именуется «сверху вниз», что означает следующее: в отчете о движении денежных средств статьи, отражающие поступления и выплаты, будут расположены в той же последовательности, что и при определении прибыли в отчете о прибылях и убытках.
Таким образом, в отчете о движении денежных средств будут представлены аналогичные статьи доходов и расходов, такие как поступления от реализации товаров, выплаты поставщикам, выплаты заработной платы.
Косвенный метод
При таком методе составления отчета о движении денежных средств раздел «Операционная деятельность» заполняется путем корректировки чистой прибыли, а не прямым отражением денежных потоков. Отсюда и название метода — «снизу вверх», ведь расчет начинается с итоговой строки отчета о прибылях и убытках.
Косвенный метод позволяет, во-первых, определить конечный финансовый результат операционной деятельности, отразив фактические денежные поступления и выплаты. Во-вторых, и это особенно важно, он дает возможность напрямую сравнить эти денежные показатели с неденежными статьями отчетности, такими как амортизация или начисленные доходы.
Как ведется учет движения денежных средств
Как уже отмечалось, все денежные средства можно условно разделить на три категории: наличные, безналичные и средства в пути. В зависимости от того, к какой именно категории относятся финансы, выбирается соответствующий счет бухгалтерского учета.
Основными статьями ДДС компании являются: счет 50 «Касса» (наличные деньги) и счет 51 «Расчетные счета» (безналичные средства). Преобладают безналичные расчеты, так как законодательство ограничивает использование наличных средств в рамках одного договора суммой в 100 000 рублей.
Дополнительные счета, применяемые для учета наличия и ДДС:
- Счет 52:для учета денежных средств в иностранной валюте.
- Счет 55:для учета денежных средств, предназначенных для конкретных целей.
- Счет 57:для учета денежных средств, находящихся в процессе перевода.
Деньги используются для проведения разнообразных расчетов, таких как выплата заработной платы, оплата поставок товаров или услуг. В результате этих операций возникают финансовые обязательства, которые погашаются денежными средствами. Выбор счета для отражения операции зависит от ее цели. Каждый денежный поток должен быть подкреплен соответствующими документами.
Учет безналичных денежных средств
Безналичные финансы организации хранятся на специальных расчетных счетах, количество которых не ограничено. Рублевые средства учитываются на счете 51, а валютные — на счете 52. Для каждого открытого в банке счета ведется отдельный аналитический учет ДДС. Все операции по счетам подтверждаются банковской выпиской.
Источник: pressfoto / freepik.com
На счете 52 отражаются финансовые движения не только в иностранной валюте, но и в эквиваленте в рублях. После каждой операции, связанной с валютой, остаток на счете пересчитывается в рубли по курсу, действующему на момент совершения операции. Поскольку курс валют постоянно меняется, неизбежно возникают курсовые разницы, которые могут быть как положительными, так и отрицательными.
Учет средств на спецсчетах
Для осуществления целевых финансовых операций предприятия открывают специальные счета. К примеру:
- Спецсчет для тендеров. Служит для обеспечения участия компании в государственных закупках.
- Депозит. Предназначен для сохранения и приумножения денежных средств.
- Аккредитив. Используется для безопасных расчетов между сторонами сделки.
Все ДДС, проводимые с помощью специальных счетов, учитываются на счете 55.
Учет переводов в пути
Если деньги уже списаны, но еще не поступили на счет, их учитывают на счете 57 «Переводы в пути». Это происходит, например, при сдаче выручки инкассаторам или при внутренних переводах между собственными счетами организации. Счет 57 также используется для учета валютных операций.
Учет денежных средств в кассе
Все операции с наличными денежными средствами организации отражаются на счете 50 «Касса». При этом необходимо строго соблюдать требования Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, в соответствии с которыми, каждое предприятие обязано:
- Утвердить ответственное лицо, которое будет осуществлять контроль за кассовыми операциями и нести полную материальную ответственность.
- Установить максимально допустимый остаток средств в кассе. Сверхлимитное количество наличных денег подлежит зачислению на расчетный счет.
- Все операции с наличными средствами в кассе фиксируются в кассовой книге: поступления — приходными кассовыми ордерами (ПКО), а выдачи — расходными кассовыми ордерами (РКО).
Индивидуальные предприниматели, перешедшие на специальные налоговые режимы, освобождаются от обязанности вести кассовую книгу и оформлять ПКО и РКО при осуществлении денежных расчетов наличными.
Как организовать учет движения денежных средств
Таким образом, учет ДДС позволяет проследить путь каждого рубля: куда он был направлен и как израсходован. Конечно, этот анализ не дает полной картины о прибыльности компании или эффективности ее работы, однако предоставляет важную информацию о текущем финансовом состоянии предприятия.
Как правильно вести учет ДДС на счетах? Рассмотрим основные этапы:
Ведение учета всех финансовых операций
Прежде чем приступить к ведению отчета о движении денежных средств, составьте исчерпывающий список всех возможных источников доходов и статей расходов. Включите в него абсолютно все: от крупных поступлений от клиентов и кредитов до мелких повседневных трат, таких как покупка воды в офис.
Систематизирование статей о доходах и затратах
Объедините похожие статьи расходов в группы. Не беспокойтесь, детализация каждой сохранится — вы всегда сможете увидеть, на что конкретно были потрачены или получены деньги. Однако благодаря группировке вы сможете сфокусироваться на общей картине и легко обнаружить любые отклонения от нормы внутри каждой группы.
Классификация денежных потоков по видам хозяйственной деятельности
Как было отмечено ранее, денежные потоки предприятия делятся на три основных вида: операционную, финансовую и инвестиционную деятельность. Разделяя их таким образом, можно четко увидеть источники доходов и направлений расходов.
Например, если операционная деятельность приносит убытки, а компания активно привлекает заемные средства (финансовая деятельность), это свидетельствует о нестабильном денежном положении и необходимости принимать меры для улучшения операционной эффективности.
Концентрирование всех кошельков в одном месте
Наличие множества расчетных счетов, касс и электронных кошельков создает сложности при учете ДДС на счетах. Чтобы систематизировать эту информацию и получить полную картину о своих финансах, необходимо использовать отчет о движении денежных средств. Для этого:
- Сделайте сверку всех ваших счетов и касс, чтобы узнать текущий баланс. Полученные данные будут использоваться в качестве исходных.
- Для каждой транзакции, будь то пополнение счета или снятие средств, обязательно отмечайте кошелек, задействованный в этой операции.
Теперь вы всегда будете в курсе состояния своих счетов и их местоположения.
Выбор ответственных
Для небольших бизнесов ведение бухгалтерского учета вполне посильная задача. Однако с ростом количества операций заполнение отчета о движении денежных средств становится трудоемким процессом. Чтобы освободить время для более важных задач, стоит делегировать эту функцию.
Источник: wirestock / freepik.com
Существует множество подходов к передаче полномочий по ведению денежных средств. Выбор оптимального варианта зависит от специфики вашего бизнеса и имеющихся у вас ресурсов. Например:
- Для управления всеми финансовыми вопросами можно привлечь специализированного сотрудника — финансового менеджера.
- Переложите ведение журнала учета движения денежных средств на своего помощника. Если счетов несколько, то для каждого можно назначить ответственного.
В такой ситуации рекомендуется разделить полномочия и вести отдельные отчеты каждым ответственным лицом. Объединение данных из этих отчетов в единый документ позволит избежать рисков, связанных с потерей информации или ее искажением при совместном редактировании.
Регулярные проверки цифр
Достаточно вносить данные в отчет еженедельно. Ежедневное обновление — это излишняя нагрузка без существенной пользы.
Инструкция может быть успешно применена и в сфере аромамаркетинга, где также присутствует многообразие статей доходов и расходов, требующих систематического учета.
Однако важно помнить, что организация и контроль системы учета ДДС — это прямая обязанность финансового директора. Именно он отвечает за внедрение и использование различных документов, включая отчет о движении денежных средств.
Часто задаваемые вопросы об учете движения денежных средств
Тщательный контроль над поступлением и расходованием финансов является основополагающим принципом успешного управления компанией.
Какие различия между отчетом о движении денежных средств и отчетом о прибылях и убытках?
Ключевое отличие отчета о движении денежных средств заключается в том, что в нем отражаются исключительно финансовые операции. Например, такие статьи затрат, как амортизация, не находят прямого отражения в данном отчете, поскольку не связаны с фактическими денежными выплатами в отчетном периоде. Амортизация относится к категории неденежных расходов.
Каким образом осуществляется учет движения денежных средств в аптеке?
Учет ДДС в аптеке полностью автоматизирован. Каждая финансовая операция фиксируется в электронном реестре с указанием всех необходимых данных, таких как дата, сумма, назначение платежа, ответственные лица. Все поступления денежных средств систематизируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета и группируются в зависимости от способа оплаты (наличными, безналичными и т.д.). Расходы также находятся под тщательным контролем.
Существуют ли программы для учета движения денежных средств?
Да, и не одна. Среди наиболее востребованных сервисов в данной области можно выделить такие платформы, как «Планфакт», «Финансист», «Финтабло» и «Финолог».
Составление отчета о движении денежных средств позволяет детально проанализировать все финансовые операции за определенный период, четко выявляя источники поступлений и направления расходов.
Изображение в шапке статьи: freepik / freepik.com
